1. Rekisterinpitäjä
Kotitonttu Palvelut
Y‑tunnus 3533263-8
Sähköposti: kotitonttu.palvelut@gmail.com
WhatsApp: +358 41 328 5659
Tietosuojaa koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostilla otsikolla ”Tietosuojapyyntö”.
2. Palvelupyyntölomake ja verkkosivusto
Julkinen sivusto ei tallenna palvelupyyntölomakkeeseen syötettyjä asiakas-, laskutus- tai palvelutietoja omaan asiakas- tai tilaustietokantaan. Lomake muodostaa tiedoista valmiin WhatsApp-viestin. Asiakas tarkistaa viestin ja päättää itse sen lähettämisestä WhatsAppissa.
Pikatoimituksen automaattista hinta-arviota varten nouto- ja toimitusosoite sekä toimituksen ajankohtaan liittyvät laskentatiedot lähetetään hetkellisesti Kotitonttu Palvelut -laskentapalvelulle, joka käyttää reitin laskemiseen Google Routes -palvelua. Laskentapalvelu ei luo tästä erillistä asiakas- tai tilaustietuetta.
Selaimeen voidaan tallentaa vain käyttöliittymän kannalta tarpeellisia asetuksia, kuten valittu kieli. Sivustolla ei käytetä mainontaan tarkoitettua profilointia.
3. WhatsApp ja sähköposti
Kun asiakas lähettää palvelupyynnön WhatsAppissa tai ottaa yhteyttä sähköpostilla, viesti voi sisältää esimerkiksi nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, laskutusosoitteen, palveluosoitteet, yrityksen laskutustiedot, työn kuvauksen, kuvia, mittoja ja muita palvelun toteuttamiseen liittyviä tietoja. Tietoja käsitellään yhteydenoton, tarjouksen, palvelun sopimisen, toteuttamisen ja laskutuksen hoitamiseksi.
Älä lähetä terveystietoja, henkilötunnuksia, maksukorttitietoja tai muuta arkaluonteista tietoa, ellei se ole palvelun kannalta välttämätöntä ja käsittelystä ole erikseen sovittu.
4. Setmore ja Google Drive
Setmore on asiakkaalle vaihtoehtoinen tapa tarkastella vapaita aikoja ja tehdä ajanvaraus silloin, kun sitä käytetään kyseiseen palveluun. Jos asiakas siirtyy Setmoreen, Setmore käsittelee siellä annettuja tietoja omassa palvelussaan. Verkkosivuston WhatsApp-palvelupyyntö ei edellytä Setmoren käyttöä.
Työhön liittyviä kuvia, dokumentteja ja muita tarpeellisia tiedostoja voidaan säilyttää erillisessä Google Drive -työarkistossa.
5. Truster ja laskutus
Vahvistetun palvelun laskutus hoidetaan Trusterin kautta. Laskutusta varten käsitellään tarvittavat asiakas-, palvelu-, hinta- ja laskutustiedot. Laskutus- ja kirjanpitoaineistoa säilytetään lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan.
6. Käsittelyn perusteet
- yhteydenotot, hinta-arviot ja ajanvaraukset: asiakkaan pyytämät sopimusta edeltävät toimenpiteet;
- vahvistetun palvelun toteuttaminen: sopimuksen tekeminen ja täyttäminen;
- asiakaspalvelu ja reklamaatiot: sopimus ja tarvittaessa rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
- laskutus ja kirjanpito: sopimus ja lakisääteinen velvoite.
7. Säilytys
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen vuoksi. Tavoiteajat ovat: toteutumattomiin tarjous-/yhteydenottoihin liittyvät tiedot enintään 6 kuukautta, tavalliset asiakas- ja palvelutiedot pääsääntöisesti enintään 24 kuukautta palvelun päättymisestä ja tavalliset työkuvat pääsääntöisesti enintään 6 kuukautta palvelun päättymisestä. Laskutus- ja kirjanpitoaineisto säilytetään lain edellyttämän ajan. Keskeneräinen reklamaatio, saatava tai oikeusvaade voi edellyttää pidempää säilytystä.
8. Palveluntarjoajat ja kansainväliset siirrot
Palvelun toteuttamisessa voidaan käyttää Cloudflarea (verkkosivusto), Renderiä (stateless-hintalaskenta), Googlea (Routes, sähköposti ja Drive), Metaa/WhatsAppia (viestintä), Setmorea (valinnainen ajanvaraus) ja Trusteria (laskutus). Palveluntarjoajien omat ehdot ja tietosuojakäytännöt vaikuttavat niiden käsittelyyn.
Jos henkilötietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, siirtojen tulee perustua sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaiseen siirtoperusteeseen ja asianmukaisiin suojatoimiin.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on tilanteesta riippuen oikeus saada pääsy tietoihisi, pyytää virheellisten tietojen oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa tiettyä käsittelyä sekä käyttää muita yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä. Tarvittaessa henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.
Jos katsot, että tietojasi on käsitelty lainvastaisesti, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
10. Tietoturva ja muutokset
Tietojen käyttö rajataan palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliseen. Palveluissa käytetään salattuja verkkoyhteyksiä ja palveluntarjoajien käyttöoikeus- ja tietoturvamekanismeja. Tätä selostetta päivitetään, jos palvelut tai käsittelytavat muuttuvat olennaisesti.
1. Controller
Kotitonttu Palvelut
Business ID 3533263-8
Email: kotitonttu.palvelut@gmail.com
WhatsApp: +358 41 328 5659
2. Service-request form and website
The public website does not store the customer, invoicing or service details entered in the service-request form in its own customer or order database. The form prepares a WhatsApp message from the information. The customer reviews the message and decides whether to send it in WhatsApp.
For a Quick delivery estimate, pickup and delivery addresses and timing-related calculation details are sent temporarily to the Kotitonttu calculation service, which uses Google Routes. The calculation service does not create a separate customer or order record from the estimate.
The browser may store only necessary interface preferences such as language. The site does not use advertising profiling.
3. WhatsApp and email
When a customer sends a service request in WhatsApp or contacts us by email, the message may include name, phone number, email, billing address, service addresses, company invoicing details, task description, photos, measurements and other information needed for the service. The information is used to handle the enquiry, quotation, agreement, service delivery and invoicing.
Do not send health data, national identity numbers, payment-card data or other sensitive information unless it is necessary for the service and its handling has been separately agreed.
4. Setmore and Google Drive
Setmore is an optional way for customers to view available times and make an appointment when it is used for the relevant service. If the customer opens Setmore, Setmore processes the information entered there in its own service. A WhatsApp service request from the website does not require Setmore.
Work-related photos, documents and other necessary files may be kept in a separate Google Drive work archive.
5. Truster and invoicing
Confirmed services are invoiced through Truster. Necessary customer, service, price and invoicing information is processed for invoicing and accounting.
6. Legal bases
Processing is based, depending on the situation, on steps requested before a contract, performance of a contract, legitimate interests for customer service/claims, and legal obligations for invoicing/accounting.
7. Retention
Data is retained only as long as necessary. As an internal target, unsuccessful enquiries are normally kept for up to 6 months, ordinary service/customer records for up to 24 months after service completion and ordinary work photos for up to 6 months after completion. Accounting material is kept for the statutory period. Claims or disputes may require longer retention.
8. Service providers and international transfers
Services may include Cloudflare (website), Render (stateless estimate calculation), Google (Routes, email and Drive), Meta/WhatsApp (communications), Setmore (optional booking) and Truster (invoicing). If personal data is processed outside the EU/EEA, transfers must use a lawful transfer mechanism and appropriate safeguards.
9. Your rights
Depending on the situation, you may request access, correction, deletion or restriction of your personal data and exercise other rights under the GDPR. You may also complain to the Finnish Data Protection Ombudsman.
10. Security and changes
Access is limited to what is necessary for providing the service. Encrypted connections and provider security/access controls are used. This notice is updated when the processing setup changes materially.